«УТВЕРЖДАЮ»

Директор адвокатского

бюро «ЮСТАС»

 м.п. _____________Р.А. Мазитов

 16  мая 2021 года

 

И Н С Т Р У К Ц И Я

о базах  данных в  ПК бюро

и ПК (ноутбуках) адвокатов бюро

 

 

  1. В базе данных персональных компьютеров ПК, находящихся в собственности или пользовании бюро, а также в ПК (ноутбуках) адвокатов бюро различаются следующие файлы (папки):
  2. Уголовный процесс (вся документация по делопроизводствам по уголовным делам, которые ведут адвокаты). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
  3. Гражданский процесс (вся документация по делопроизводствам по гражданским и административным делам, которые ведут адвокаты). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
  4. Арбитражный процесс (вся документация по делопроизводствам по арбитражным делам, которые ведут адвокаты). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
  5. Делопроизводство (исходящая корреспонденция: запросы, письма, ответы). ПК в приемной бюро.
  6. Воинский учет (отчеты по воинскому учету, письма, др.) ПК в приемной бюро.
  7. Электронная база «Юридическая помощь» (содержит электронные формы журналов регистраций  соглашений об оказании юридической помощи по уголовным и гражданским делам, постановлений следственно-судебных органов о назначении адвокатов в порядке ст.ст. 50-51 УПК РФ, другие документы). ПК помощников адвокатов.
  8. Персональная страница адвоката в АСУ (вступление адвокатов  в дела по назначению следственно-судебных органов в порядке ст. ст. 50-51 УПК РФ). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
  9. ЗОТА (Заявления на оплату труда адвокатов за участие в делах по назначению в следственно-судебных органах). ПК  адвокатов бюро.
  10. Бухучет (бухучет бюро, бланки платежных поручений, счетов-фактур, электронные трудовые книжки, другие документы по работе бухгалтера). ПК бухгалтера бюро.
  11. Библиотека (договоры и акты на приобретение и списание книг, список читателей, книг, др.). ПК в приемной бюро.
  12. Архив (список архивных делопроизводств по платным уголовным и гражданским делам, акты на списание архивных дел, др.). ПК в приемной бюро, архивные электронные делопроизводства по бесплатным уголовным и гражданским делам хранятся в ПК управляющего бюро и его заместителя.
  13. Отчеты (отчеты об уставной деятельности бюро за месяц, квартал, год, др.). ПК помощников адвокатов.
  14. ЛНА (локальные нормативные акты бюро). ПК в приемной бюро, бухгалтера бюро и помощника адвоката.
  15. Аренда (документы по аренде занимаемых помещений, договоры, расчеты, письма, др.) ПК бухгалтера бюро. Примечание:  файл (папка) Технические  вопросы находится в ПК помощника адвоката и является приложением к файлу (папке) Аренда.
  16. Информация (телефоны, стенды бюро, объявления и др).
  17. Партнеры (решения общих собраний партнеров бюро). ПК помощников адвокатов.
  18. Директивы (приказы по бюро). ПК в приемной бюро.
  19. Сайт бюро (в формате Word). ПК в приемной бюро.
  20. Фотовидеоархив бюро (фотографии и видеоролики уставной деятельности и внеуставных мероприятий бюро). ПК в приемной бюро.
  21. Разное. На всех ПК бюро.
  22. Все документы, исполненные на ПК бюро и ПК (ноутбуках) адвокатов, должны находиться в соответствующих  файлах (папках). Ответственными за это являются сами исполнители.
  • Документы в электронной версии, направляемые адресатам за подписью руководителей бюро, должны содержать данные исполнителя, которые помещаются в конце документа в левом углу.
  1. Файлы, предусмотренные подпунктами 1, 2, 3 п.1 Инструкции распределяется на файлы, которые именуются по фамилии либо наименованию клиентов (подзащитных) адвоката. Также указываются месяц и год  заведения делопроизводства. Пример: ООО Орфей, апр. 2013. Внутри каждого файла  располагаются подфайлы,  наименование которых устанавливается в зависимости от наименования изготовленного документа (иск, ходатайство, кассационная жалоба, др.).
  2. Запрещается изготовление документов на ПК бюро с созданием файлов, не поименованных в Инструкции. Допускается изготовление документов на других ПК с последующим переносом этих документов в соответствующие файлы базы данных ПК бюро.
  3. Сроки и порядок хранения информации:

По подпунктам 1, 2, 3 п.1 Инструкции информация хранится в том файле в электронном архиве в течение 3-х лет после вступления приговора (решения) в силу.

Информация по файлам  «ЛНА», «Аренда», «Бухучет», «Библиотека», «Информация» хранится постоянно, удаление из этих файлов устаревшей информации производится по согласованию с директором бюро.

Информация в файлах  «Отчеты», «Воинский учет», ЭБ «Юридическая помощь», «Партнеры», «Директивы»,  «Фотовидеоархив бюро»  хранится в  ПК  бюро в течение 3 лет.

В целях сохранности информации производится ежегодная  архивация базы данных бюро, хранящейся в файлах (папках), указанных в п.п. 13, 16, 17, 19  пункта 1 настоящей Инструкции,

с последующим постоянным хранением информации  в электронном облачном хранилище, архивация иной информации производится  по согласованию с директором бюро.

VII.   Работникам бюро, включая адвокатов, запрещается:

а)  Изготовление на ПК бюро документов, не относящихся к деятельности бюро без согласия директора бюро;

б)  Работа на ПК бюро лиц (в том числе работников бюро) без оформления соответствующего допуска, за исключением специалистов-компьютерщиков, оказывающих услуги по обслуживанию и ремонту ПК;

в)  Изъятие из ПК бюро любой информации и передачи их третьим лицам без разрешения директора бюро или его заместителя;

г)  Изготовление на ПК бюро документов, не оплаченных доверителями;

VIII. Размещение файлов, перечисленных в пункте 1 Инструкции, в конкретных ПК бюро и допуск к работе с ними осуществляется по распоряжению директора бюро или заместителя директора бюро.

  1. IX. За состояние файлов, их содержание и соответствие требованиям настоящей Инструкции отвечают конкретные работники бюро в соответствии с закреплением, которое производится по указанию директора бюро.
  2. X. По указанию директора бюро или заместителя директора бюро допуск к отдельным файлам может быть защищен от других лиц установкой пароля.
   

"Adversus necessitatemne dii quidem resistunt — Против необходимости и боги бессильны"
 
   
дизайн-студия 
Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru