«УТВЕРЖДАЮ»
Директор адвокатского
бюро «ЮСТАС»
м.п. _____________Р.А. Мазитов
16 мая 2021 года
И Н С Т Р У К Ц И Я
о базах данных в ПК бюро
и ПК (ноутбуках) адвокатов бюро
- В базе данных персональных компьютеров ПК, находящихся в собственности или пользовании бюро, а также в ПК (ноутбуках) адвокатов бюро различаются следующие файлы (папки):
- Уголовный процесс (вся документация по делопроизводствам по уголовным делам, которые ведут адвокаты). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
- Гражданский процесс (вся документация по делопроизводствам по гражданским и административным делам, которые ведут адвокаты). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
- Арбитражный процесс (вся документация по делопроизводствам по арбитражным делам, которые ведут адвокаты). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
- Делопроизводство (исходящая корреспонденция: запросы, письма, ответы). ПК в приемной бюро.
- Воинский учет (отчеты по воинскому учету, письма, др.) ПК в приемной бюро.
- Электронная база «Юридическая помощь» (содержит электронные формы журналов регистраций соглашений об оказании юридической помощи по уголовным и гражданским делам, постановлений следственно-судебных органов о назначении адвокатов в порядке ст.ст. 50-51 УПК РФ, другие документы). ПК помощников адвокатов.
- Персональная страница адвоката в АСУ (вступление адвокатов в дела по назначению следственно-судебных органов в порядке ст. ст. 50-51 УПК РФ). ПК (ноутбуки) адвокатов бюро.
- ЗОТА (Заявления на оплату труда адвокатов за участие в делах по назначению в следственно-судебных органах). ПК адвокатов бюро.
- Бухучет (бухучет бюро, бланки платежных поручений, счетов-фактур, электронные трудовые книжки, другие документы по работе бухгалтера). ПК бухгалтера бюро.
- Библиотека (договоры и акты на приобретение и списание книг, список читателей, книг, др.). ПК в приемной бюро.
- Архив (список архивных делопроизводств по платным уголовным и гражданским делам, акты на списание архивных дел, др.). ПК в приемной бюро, архивные электронные делопроизводства по бесплатным уголовным и гражданским делам хранятся в ПК управляющего бюро и его заместителя.
- Отчеты (отчеты об уставной деятельности бюро за месяц, квартал, год, др.). ПК помощников адвокатов.
- ЛНА (локальные нормативные акты бюро). ПК в приемной бюро, бухгалтера бюро и помощника адвоката.
- Аренда (документы по аренде занимаемых помещений, договоры, расчеты, письма, др.) ПК бухгалтера бюро. Примечание: файл (папка) Технические вопросы находится в ПК помощника адвоката и является приложением к файлу (папке) Аренда.
- Информация (телефоны, стенды бюро, объявления и др).
- Партнеры (решения общих собраний партнеров бюро). ПК помощников адвокатов.
- Директивы (приказы по бюро). ПК в приемной бюро.
- Сайт бюро (в формате Word). ПК в приемной бюро.
- Фотовидеоархив бюро (фотографии и видеоролики уставной деятельности и внеуставных мероприятий бюро). ПК в приемной бюро.
- Разное. На всех ПК бюро.
- Все документы, исполненные на ПК бюро и ПК (ноутбуках) адвокатов, должны находиться в соответствующих файлах (папках). Ответственными за это являются сами исполнители.
- Документы в электронной версии, направляемые адресатам за подписью руководителей бюро, должны содержать данные исполнителя, которые помещаются в конце документа в левом углу.
- Файлы, предусмотренные подпунктами 1, 2, 3 п.1 Инструкции распределяется на файлы, которые именуются по фамилии либо наименованию клиентов (подзащитных) адвоката. Также указываются месяц и год заведения делопроизводства. Пример: ООО Орфей, апр. 2013. Внутри каждого файла располагаются подфайлы, наименование которых устанавливается в зависимости от наименования изготовленного документа (иск, ходатайство, кассационная жалоба, др.).
- Запрещается изготовление документов на ПК бюро с созданием файлов, не поименованных в Инструкции. Допускается изготовление документов на других ПК с последующим переносом этих документов в соответствующие файлы базы данных ПК бюро.
- Сроки и порядок хранения информации:
По подпунктам 1, 2, 3 п.1 Инструкции информация хранится в том файле в электронном архиве в течение 3-х лет после вступления приговора (решения) в силу.
Информация по файлам «ЛНА», «Аренда», «Бухучет», «Библиотека», «Информация» хранится постоянно, удаление из этих файлов устаревшей информации производится по согласованию с директором бюро.
Информация в файлах «Отчеты», «Воинский учет», ЭБ «Юридическая помощь», «Партнеры», «Директивы», «Фотовидеоархив бюро» хранится в ПК бюро в течение 3 лет.
В целях сохранности информации производится ежегодная архивация базы данных бюро, хранящейся в файлах (папках), указанных в п.п. 13, 16, 17, 19 пункта 1 настоящей Инструкции,
с последующим постоянным хранением информации в электронном облачном хранилище, архивация иной информации производится по согласованию с директором бюро.
VII. Работникам бюро, включая адвокатов, запрещается:
а) Изготовление на ПК бюро документов, не относящихся к деятельности бюро без согласия директора бюро;
б) Работа на ПК бюро лиц (в том числе работников бюро) без оформления соответствующего допуска, за исключением специалистов-компьютерщиков, оказывающих услуги по обслуживанию и ремонту ПК;
в) Изъятие из ПК бюро любой информации и передачи их третьим лицам без разрешения директора бюро или его заместителя;
г) Изготовление на ПК бюро документов, не оплаченных доверителями;
VIII. Размещение файлов, перечисленных в пункте 1 Инструкции, в конкретных ПК бюро и допуск к работе с ними осуществляется по распоряжению директора бюро или заместителя директора бюро.
- IX. За состояние файлов, их содержание и соответствие требованиям настоящей Инструкции отвечают конкретные работники бюро в соответствии с закреплением, которое производится по указанию директора бюро.
- X. По указанию директора бюро или заместителя директора бюро допуск к отдельным файлам может быть защищен от других лиц установкой пароля.
